[글로벌 비즈니스 예절] 1분 전에 노크하는 배려

글로벌 비즈니스에도 예절이 있다. 글로벌 비즈니스에 성공하려면 예절과 법도를 알고 지키는 것이 중요하다.

비즈니스를 잘하려면 상대방을 만날 때 첫인상에 신경 써야 한다. 옷차림을 어떻게 하고 나갈 것인지 결정하는 것은 사실 중요한 일이다. 

우리는 일상 생활에서 지인들을 만날 때 주로 평상복 차림으로 만나지만, 정말 중요한 비즈니스라면 정장 차림을 하는 것이 예의이다.

색깔로 본다면, 네이비 상의가 여러 가지 옷과 가장 잘 어울리는 것으로 평가받는다.

구두 신발은 끈이 있다면 정장에, 끈이 없다면 캐주얼에 어울린다.

시장을 둘러보거나 하는 비공식 모임에는 운동화(스니커즈)도 괜찮다.

캐주얼한 복장에는 밤색이나 아이보리색 바지가 무난하게 잘 어울린다.

경우에 따라서는 목도리 등 액세서리도 괜찮다.

넥타이는 실크 또는 니트류도 괜찮다. 색깔은 다양하게 어울리는 것으로 선택하면 된다.

출장을 갈 때는 가방 속에 속옷과 양말을 챙겨야 한다. 잠자는 일수에 맞춰 가져 가는 것이 좋다. 구김 현상이 있을 수 있는 외투는 아예 입고 가거나 들고 가는 것도 좋다. 넥타이는 구김 현상이 적은 니트류도 괜찮다. 복장은 상대에게 첫인상을 좌우하는 중요한 요소이므로, 최대한 노력해야 한다.

구두의 먼지는 깨끗이 닦아 주는 것이 좋다. 

선약을 하고 방문할 때는 약속 시간 1분 전에 노크하고 들어가는 세심한 배려를 늘 상기해야 한다.

5분 전 또는 10분 전에 도착했다고 해서 미리 들어가는 것은 예의가 아니다.
상대방의 금쪽같은 시간을 뺏을 수 있기 때문이다.

실제로 일본에서 수년간 근무하고 돌아온 한 지인은 "5분 전에 도착한 분이 사무실로 바로 들어오지 않고 1층 로비에서 기다리다가 약속시간이 거의 다 되어서 엘리베이터를 타고 올라와 1분 전에 노크하더라"며 "그들의 비즈니스 예법은 철저하다"고 말했다.
우리나라의 경우 사무실 근처에 도착하자마자 시간이 많이 남았는데도 불쑥 사무실로 들어가는 것과는 사뭇 대비되는 모습인 것이다. 약속시간에 늦는 것도 부지기수이고 말이다. 약속시간 외에 상대방의 업무 시간을 뺏지 않는 깊은 배려는 반드시 배워야 할 점이다.

이런 경우도 있다.

여러 사람들이 모이는 장소에서 단 한번 스쳐가듯이 인사만 나눴는데 며칠 후 그 사람에게 전화를 걸어 비즈니스 상담을 위해 만나자고 제의한다면 상대방은 어떻게 생각할까. 상대 입장에서는 매우 곤혹스러울 수가 있다. 자신이 잘 모르는 사람이 전화를 걸어와 비즈니스 상담 차 만나겠다고 하면, 나갈 것인가 거부할  것인가 하고 말이다. 상대방을 당혹하게 하는 비즈니스 방법은 예의에 어긋날 뿐만 아니라 우리 회사에 이익이 되지 않는다. 

(디자인코리아 2005 전시회)

외국의 경우는 보통 1달 전에 비즈니스 상담을 약속한다. 상대방에 대한 배려이다. 우리는 기다리는 것이 힘들지만, 외국에서는 그것이 상식이고 보편적이다. 상대에 대한 비즈니스를 서두르다 보면 체할 수가 있다. 비즈니스에도 속도 조절이 필요하다.

비즈니스와 관련해 와인 예법도 많이 강조되고 있다. 유력 바이어와 와인을 마시는데, 와인에 대한 정보와 예법을 모르면, 그날 이후로 그 바이어와의 만남은 없다는 것이다. 와인에 대한 지식도 없고, 예법도 모르는 '무식한' 상대는 사업의 파트너가 될 수 없다는 것이다.

일본 사례인데, 방송 방영을 전제로 투자한 애니메이션 제작 사업이 추후 방송사의 일정 변경으로 방송 방영이 되지 않게 되는 중대한 사유가 발생했다. 그런 사유가 발생했음에도 일본의 이 회사는 제작 완료를 위해 끝까지 약속했던 투자를 계속하고 있다고 한 지인은 언급해주었다. 약속의 중요성이다.

일본과 10년 가까이 거래하던 한국 기업이 비즈니스를 중단하겠다고 하자 일본 사장은 실무자에게 그 이유를 다시 한번 알아보라고 지시했다고 한다. 믿음과 신뢰의 중요성을 일깨워주는 사례다. 한번 믿으면 끝까지 믿는다는 것이다.

일본과 비즈니스에서 일본 실무자가 "다음에 봅시다" "다음에 의논하시죠" "저는 좋은데 사장님이 반대합니다" 등으로 표현하면 그것은 "거부하는 것으로 받아들여야 한다"고 했다. 그 말에 기대를 거는 것은 어리석은 짓이라는 것이다. 우리는 그것을 긍정적으로 해석해서 다음에 날짜를 잡자, 또는 사장님을 한번 만나게 해달라고 요구하는데, 그런 비즈니스 행위는 상대에게 거부감을 더 줄 수 있다는 것이다. 

지인은 또 일본에서는 스토리가 있는 콘텐츠를 선호한다고 했다. 만화와 애니메이션산업이 큰 이유는 그런 배경 덕분이다. 우리나라가 동남아의 문화콘텐츠에 관심을 두지 않듯이 일본이 우리나라 문화콘텐츠에 갖는 관심이 그런 비유로 가능할 것이라고 한다. 일본은 문화콘텐츠의 강국이다. 그들의 문화콘텐츠만으로도 시장이 넘친다. 그들 시장에서 우리의 문화콘텐츠 비즈니스가 이뤄지려면 우수한 문화콘텐츠를 개발 못지않게 우리의 비즈니스 예법은 기본이다.  

국제 비즈니스에서는 개인은 대한민국을 대표하고, 우리 회사가 대한민국의 기업들을 대표할 수 있다.

외국인과 외국기업의 눈에는 '개인'과 '회사'가 대한민국 국민과 기업들에 대한 이미지로 비치고, 그것이 마치 상징인양 인식될 수 있는 것이다.

국제 비즈니스에 성공하려면 국제 비즈니스의 예법과 그들이 사용하는 용어의 의미를 분명히 알고 대응하는 지혜가 필요하다.